Savo darbo dieną dirbu komunikacijose, daugiausia ne pelno organizacijoms. Dalis mano darbų reikalauja užtikrinti, kad turėtume strategiją tiek vidaus, tiek išorės komunikacijoms. Tai taip pat apima biurų perkėlimo planą , kurį mano dabartinė organizacija ketina atlikti per ateinančius šešis mėnesius.
Nors galbūt manote, kad biurų judėjime planuojami tiek daug veiksmų, kad jūs neturite laiko net svarstyti pranešimų, jums tikrai reikia užtrukti per dvi dienas, kad sukurtumėte tvirtą strategiją, kuri palengvintų darbuotojų ir klientų informuotumą būsimų pakeitimų .
Pradėkime nuo darbuotojų, nes jiems tiesiogiai įtakos turi judėjimas .
Vidaus ryšiai turėtų apimti šiuos pagrindinius pranešimus:
- Aiškus tvarkaraštis: įsitikinkite, kad nurodėte visus pagrindinius žingsnius, kad visi žinotų, ko tikėtis ir kada.
- Pakavimo instrukcijos: pateikite darbuotojams instrukcijas, kaip pakuoti savo biurus ar kabinos, skirtus judėti. Tai turėtų apimti, kur gauti pakavimo medžiagas , už kurias jos atsako už pakavimą ir terminus.
- Išplėstinis įspėjimas apie bet kokį uždarą biurą : judėjimo metu gali tekti uždaryti biurą, kad būtų galima galutinai pakuoti ir perkelti biuro įrangą ir baldus. Įsitikinkite, kad jūsų darbuotojai žinotų apie šias datas ir ar ir kaip šis verslas tęsis judėjimo metu ir kaip tai paveiks jų darbo grafiką ir darbo krūvį.
- Naujas biuro planas: personalas norės anksti sužinoti, kokia bus nauja erdvė ir kaip bus įsteigti biurų. Ar jie vis dar turės savo erdvę, ar jie dabar bus kabinoje ar atvirame aukšte? Įsitikinkite, kad sukūrėte būdą informuoti darbuotojus apie tai, kaip jų darbo erdvė gali pasikeisti.
- Naujoji vieta, automobilių stovėjimo vietos ir važiavimo į darbo vietą galimybės: suteikti darbuotojams visą reikalingą informaciją apie naują vietą, kad jie galėtų paruošti transportavimą į naują erdvę.
Kai nustatysite visus pagrindinius pranešimus, turite nustatyti, kaip geriausiai pristatyti šiuos pranešimus. Jūsų naudojamas metodas turėtų būti nustatytas pagal pranešimo tipą.
Pvz., Laiko juostą galima lengvai pristatyti per įmonės intranetą; o biuro uždarymai gali būti geriausiai pristatyti personalo susitikime, siekiant užtikrinti, kad būtų galima užduoti klausimus ir atsakyti į juos.
Būdai, kaip perduoti tikslus personalui:
- Intranetas: toms kompanijoms ar organizacijoms, turinčioms intraneto, tai dažniausiai yra geriausia daugelio pranešimų platforma. Tai leidžia lengvai atnaujinti failus ir informaciją, kuri pasiekia visus darbuotojus.
- Asmeniniai susitikimai: nesvarbu, kokia yra žinia, darbuotojų susitikimai yra gera vieta skelbimams paskelbti ir darbuotojams suteikti galimybę išsamiai aptarti. Taip pat galite naudoti susitikimo laiką, norėdami peržiūrėti, kaip informacija bus perduota, kad darbuotojai žinotų, kad jie bus informuoti.
- El. Paštas: nors el. Paštas yra lengvas, tai nėra geriausias būdas perduoti informaciją. Jūs nenorite išsiųsti tiek daug el. Laiškų, kad žmonės negalėtų rasti informacijos, kai to reikia. Jei naudojate el. Laišką, įsitikinkite, kad naudojate tik jį, kad žmonės žinotų, kur jie gali gauti informaciją.
- Bendrieji aplankai : jei neturite intraneto, tada kuriamas bendras tinklo disko aplankas, prie kurio visi gali pasiekti, yra kitas geriausias būdas išsaugoti informaciją, kurią žmones norite pasiekti.
- Skelbimų lenta: fizinė erdvė, kurioje pateikiama informacija, yra puikus dalykas, kurį reikia padaryti. Žmonės ne tik gali dažnai tai tikrinti, bet ir vieta, kur žmonės gali rinkti ir aptarti savo rūpesčius.