Kaip organizuoti namų bylą per 7 žingsnius

01 iš 07

Kaip sukonfigūruoti popieriaus pateikimą + saugojimo sistemą, kuri tau taps visam laikui

Kova yra reali: dokumentų ir popieriaus rūpesčių valdymas yra duobes. Todėl labai svarbu sukurti paprastą ir tinkamą namų dokumentų sistemą, kurią jūs iš tikrųjų naudosite. Šiandien mes kartu ketiname tai padaryti.

Tikslas

Sužinokite, kaip nustatyti namų fiksavimo sistemą, kurią iš tikrųjų naudosite likusiam jūsų gyvenimui. Jis turi būti lankstus, kad jis atitiktų gyvenimo būdo pokyčius, ir jis turi būti paprastas, kad iš tikrųjų būtų išlaikytas.

Ko jums reikia

• Filtravimo kabinetas arba failų dėžutė
• Pakabinami failų aplankai (man patinka tie spalvotieji, kurie parašyti aukščiau)
• Darbastalio rinkmenos laikiklis
• Smulkintuvas
• Šiukšlių dėžė
• Failų aplankai
• Etikečių rinkiklis arba rašiklis

Laikas

Tai savaitgalio projektas. Mes nerekomenduojame tai pradėti savaitės metu po ilgos darbo / mokyklos dienos ir tt Pradėkite šį šeštadienį arba sekmadienį rytą, ginkluotą puodeliu ar kavos ar arbatos, ir pažiūrėk, ar tai bus padaryta.

02 iš 07

Surinkite visus savo dokumentus kartu vienoje vietoje

Pirmasis žingsnis kuriant namų fiksavimo sistemą yra atkurti visus failus ir dokumentus toje pačioje vietoje, kad galėtumėte rūšiuoti, perdirbti ir supjaustyti. Turėdami viską vienoje vietoje, turite šiuos privalumus:

1. Tai padės jums sutelkti dėmesį į užduotis. Kai bandysite atlikite užduotį, apie kurią nesidomi (pvz., paduodami), bet koks atsiprašymas klajoti ir pradėti kitą naują projektą. Jei turite visas savo atsargas (išvardintas čia) ir visus savo dokumentus vienoje vietoje, jūs tikrai neturite pasiteisinimų, bet giliname.
2. Tu būsi kruopštesnė. Atlikdami jūsų namuose esančią priekinę paviršių, jums nereikės kartoti užduoties praėjus kelioms savaitėms nuo tada, kai rasite pamirštą popieriaus krūvą skalbykloje.

Keletas vietų, kuriose reikia ieškoti dokumentų (išskyrus akivaizdžių stalčių, stelažų ir pašto dėžes):

1. Svetainė. Knygos dažniausiai virsta svetaine, nes mes dažnai neturime idėjos, ką daryti su jais. Štai kodėl visada turėtumėte dėti dokumentus, kurių nežinote, ką daryti su mano pašto dėžute.
2. Krepšiai . Kuprinės, darbo maišai, rankinės, sporto krepšiai ir lagaminai.
3. Virtuvė. Popieriaus poliai gali pabūti virtuvėje. Taip yra todėl, kad virtuvė dažnai yra pirmoji vieta, kur einame per duris.

Taigi, surinkite visus savo dokumentus ir tada ...

Pasirinkite gerą vietą su kietu paviršiumi, ant kurio galite sukurti 5 polius. Tai gali būti virtuvinis stalas, svečių kambario lova arba jūsų stalas, jei ji pakankamai didelė. Jei neturite pakankamai erdvės, grindys taip pat veikia.

Jei turite tiek daug popieriaus, jūsų poliai gali nuleisti, tada naudokite dėžes ar net kartonines dėžes. Etiketė juos atskirti ir išvengti klaidų - kaip netyčia išmesti praėjusių metų mokesčių deklaracijas į "perdirbimo" langelį.

03 iš 07

Atskirkite savo knygas į penkias kategorijas

Dabar atėjo laikas susitaikyti su verslu. Jūs turėsite paliesti kiekvieną popierių ir priimti sprendimą dėl jo.

Taisyklė: turite priimti sprendimą dėl kiekvieno popieriaus. Tai ketina eiti į vieną iš šių 5 kategorijų:

1. Veiksmas: dokumentai, į kuriuos turite imtis veiksmų, tada pašalinkite. Negalima supainioti su tuo, ką mes vadiname toliau esančia kategorija "Namų ūkis". Buhalteriniai dokumentai pateikiami visam laikui, Veiksmų failai bus naudojami vieną kartą ir tada bus pašalinti.
   Pavyzdžiai: kvietimai, parkavimo bilietai, priminimai apie susitikimus, namų darbai, sąskaitos ir kt.

2. Archyvas: dokumentai ar dokumentai, kuriuos reikia pakabinti, bet nereikia nurodyti ar naudoti daugiau nei vieną arba du kartus per metus.
   Pavyzdžiai: mokesčių deklaracijos, medicininiai įrašai, akademiniai įrašai, įrodymai, kad dalyvavote žiuri, dokumentai, nuomos sutartys, sutartys ir tt

3. Buitinė: tai yra dokumentai, kuriuos naudojate savo namuose (ir gyvenime).
   Pavyzdžiai: kuponai, receptai, vartotojo vadovai, šių metų mokesčių įplaukos, dokumentai būsimiems kelionėms ir kt.

4. Perdirbimas: dokumentai ir dokumentai, kurie nepatenka į kokią nors pirmiau pateiktą kategoriją ir kuriuose nėra asmeninės informacijos.
   Pavyzdžiai: nepageidaujamo el. Laiškai, seminarai, kuriuos jus nebepriklauso, laikraščiai, žurnalai, senas namų darbas jums nereikia, naudojami vokai ir tt

5. Skaldyti: dokumentai ir dokumentai, kurie nepatenka į 1-3 kategorijas, tačiau juose yra asmens tapatybės nustatymo informacijos.
   Pavyzdys: kredito kortelių pasiūlymai, senosios banko sąskaitos, sąskaitos ir kt.

04 iš 07

Declutter + atmesti dokumentus ir failus, kurių jums daugiau nereikia

Jūsų didžiausia krūva bus perdirbama. Išmeskite tuos, kurie yra pirmieji - tikslas yra kuo greičiau sumažinti popieriaus kiekį, su kuriuo susiduriame.

Tada susmulkinkite smulkintuvą - tai turėtų apimti viską, kas identifikuoja jus ne tik jūsų vardą ir adresą.

Arba šis "Guard Your ID Roller" iš "Container Store" yra labai sąžiningas ir labai praktiškas tiems, kurie serga jūsų smulkintuvo džemu. Tokiu būdu galite tiesiog antspauduoti savo ID informaciją ir perdirbti pašto ir dokumentų su asmenine informacija apie juos, o ne smulkinimo.

Dabar, kai jūs išmestumėte šiukšlių, atėjo laikas sukurti sistemą, kuri yra:

1. Lengva naudoti, todėl jūs iš tikrųjų jį naudosite ;
2. Lankstus, kad atitiktų gyvenimo pokyčius ir naujus projektus; ir
3. Saugokitės taip, kai reikia rasti ką nors greitai, jį galite rasti.

Čia yra ir grožio, kad galite toliau pažeisti šias kategorijas, priklausomai nuo to, kiek popieriaus yra jūsų namuose ar biure.

05 iš 07

Nustatykite archyvo failą savo namų davikų sistemai

Gana lengva nuspręsti, kurie dokumentai pateks į archyvo failą. Tai yra svarbiausi jums priklausantys dokumentai. Jie yra įrodymai, kad jūs ir jūsų šeima egzistuoja, sumokėję mokesčius, savo namus ir automobilius, baigę kolegiją, gali užsienyje keliauti pasą ar vizą. Jei esate verslo savininkas arba turite daugiau nei vieną nuosavybę, šis failas bus dar didesnis.

Štai pagrindai, kuriuos norite išsaugoti šiame faile:

• mokesčių deklaracijos
• Medicininiai įrašai
• akademiniai įrašai
• įrodymas, kad įteikėte žiuri pareigą
• veiksmai
• nuoma
• sutartys
• pasai
• tokios saugos kortelės
• užimtumo įrašai
• krikšto pažymėjimai
• gyvybės draudimo / išėjimo į pensiją dokumentai

Laikykite šiuos dokumentus failų dėžutėje, pažymėtose aplankuose. Apsvarstykite galimybę įsigyti ugniai atsparią dėžę, kai pradėsite įsigyti daugiau "stuff" saugai.

Laikykite failus, kuriuos naudojate dažnai (dar karto per metus) priekyje. Pasipriešinkite norui perorganizuoti šią erdvę, nes jei jūs gaunate per daug specifinių, tai iš tikrųjų apsunkina ieškoti dalykų, kai tikrai juos tikrai reikia. Apskritai, jei jūs įtraukiate į savo archyvo failą, tikrai tikrai reikia šio popieriaus, kad jis būtų kuo lengvesnis.

Štai mano kategorijos:

• Akademinis
• Automobilis
• Užimtumas
• Finansinis
• Sveikata
• ID
• Draudimas
• Nekilnojamasis turtas

Organizuokite jas abėcėlės tvarka, tačiau išsaugokite ID failą iš anksto. Tai yra tokie dalykai kaip gimimo liudijimas, pasas, socialinės apsaugos kortelė ir krikšto pažymėjimas. Tai taip pat turėtumėte išlaikyti santuokos licenciją.

Norėdami saugoti šiuos dokumentus, atidžiai apsvarstykite "High Security Security" dokumentą, kurio vertė yra mažesnė nei $ 50, yra puiki vertė *. Kita galimybė yra "High-Security" recepto langelis. Tai yra skirta medicinos reikmėms, bet gali lengvai turėti keletą negali prarasti popierių.

Galite nustatyti savo "pasidaryk pats" savo failą, arba galite naudoti "FileSolutions" namų apipavidalinimo sistemą.

* Jei prarasite šiuos failus, jūs baigsite mokėti daug, daug daugiau, kad gautumėte kopijas iš registratorių, miestų tarnautojų, akademinių institucijų ir tt, todėl 50 dolerių yra vertingos ir protingos investicijos.

06 iš 07

Surinkti buitinį failą

Štai geras nykščio taisymas, kurį turėtumėte saugoti savo namų byloje: viskas, ko jums gali prireikti ateityje, tačiau jums nereikia imtis veiksmų dabar, kuri nepriklauso jūsų archyvo failui. Pavyzdžiui, naudokite savo namų failą (pavadintą "Namų ūkio darbaknygė"), kad galėtumėte geriau suprasti, ką išsaugoti šiame faile ir kas ne.

Iš pradžių, vietoj failų dėžutės ar šiukšliadėžės, aš sukūriau segtuvų su sekcijomis ir tada kišenėmis, kad būtų laikomi dalykai, pvz., Kuponai ir dovanų kortelės. Galite naudoti šį rišiklį ir turėti šias dalis:

• Kuponai / groupons
• Dovanų kuponai
• Dokumentai būsimoms kelionėms / kelionėms
• Aš pateikiau nuolaidas ir laukiu, kol grąžinsiu čekį
• Įplaukos į didelio bilieto daiktus, pvz., Prietaisą ar didelį baldinį daiktą
• Turėkite kišenę už visus jūsų apdovanojimų korteles
• Pastabos ir informacinė medžiaga artėjantiems projektams, su kuriais dirbate
• Receptai *
• Įplaukos už mokesčius
• Automobilių / namo / nuomininko draudimo polisai

Tikriausiai galite tik nuskaityti daugumą iš šių į "Evernote" paskyrą , bet tada, kai jums to reikės, turėsite ją vėl išspausdinti, kad ji būtų įrašyta į šį nešiojamąjį kompiuterį ir vadinama jūsų namų apyvokos knygomis.

* Laikykite atskirą failą receptams, kuriuos norite grįžti kada nors, bet ne.

07 iš 07

Nustatyti veiksmų failą

Veiksmų failas yra dokumentai, kurių reikia imtis, o tada pašalinti. Visi dokumentai ar popierius, kuriuos reikia pateikti nuolat arba ilgesnį laiką (per mėnesį), tikriausiai priklauso jūsų namų bylų bylai.

Veiksmų failai yra:

• Kada reikės naudoti vieną kartą ir tada išmesti; arba
• Failai, kuriuos laukiate, kad galėtumėte imtis veiksmų.

Ypač naudokite dėžutę, kad laikytumėte šiuos dokumentus, ir mes rekomenduojame šį langelį. Pasirinkite oranžinę spalvą, nes ji yra rausvos spalvos ir mąstymas yra tas, kad jūs galėsite eiti per langelį ne rečiau kaip kartą per savaitę. Tai taip pat gali padvigubėti kaip "Inbox", padedantis tvarkyti paštą .

Toliau pateikiami pavyzdžiai, kaip išlaikyti savo veiksmo failą:

Įeinantis paštas:

• Viskas, ką gaunate paštu, patenka į šį failą
• Kiekvienas popieriaus lapas, kurį kas nors atsinešia, ar jūs patraukite ir pakeliate į savo rankinę, eina čia

Kalendoriaus elementai:

• Kvietimai būsimiems renginiams ir bet kokios su jais susijusios kryptys ar atsakymo kortelės
• Sąskaitos sumokėti, tada susmulkinti arba perdirbti
• Leidimas užklijuoja pasirašyti
• Paskyrimų priminimai

Mokesčiai:

• Parkavimo bilietai mokėti
• Sąskaitos, kurias reikia sumokėti

Jūsų laukia:

• Gaunate už ką nors, ką neseniai įsigijote, jei nuspręsite grįžti. Pavyzdžiui, jei gausite paketą iš "Amazon", į šį šiukšliadėžę išmesite pakuotės lapelį, jei produktai neveiks, ir jūs turite jį grąžinti. Taip pat kitų paketų jūs gaunate.
• Gaunami už viską, ko laukiate. Pavyzdžiui, jei pateikėte sąskaitą savo draudimo bendrovei ir laukiate grąžinimo, ji pateikiama šiame rinkmenoje. Jei grąžinate kažką ir laukiate, kol grąžinamoji išmoka bus rodoma banko ataskaitoje arba mano kredito kortelės sąskaitoje, tai bus nurodyta šiame laukelyje.

Galite suskaidyti šį failą į daugiau kategorijų, tačiau lengviau paprasčiausiai išmesti viską šiame laukelyje ir tada vieną ar du kartus ar tris kartus per savaitę. Tuo metu jūs galite perdirbti arba suskaidyti viską, ko jums daugiau nereikia, failą ką nors, kas priklauso Archyvas ar Namų ūkis ir veiksmų, ką reikia atsakyti. Tikslas yra išlaikyti šį failą kuo mažesnį.

Bet ... apgauti tai, kad jūs turite eiti per šį failą bent kartą per savaitę, pageidautina dažniau. Aš labai rekomenduoju šią užduotį įtraukti į savo asmeninę savaitės organizavimo tvarką , tokiu būdu jūs pateikiate ir saugote gana nedaug dokumentų vieną kartą per savaitę, o ne