Greitas kontrolinis sąrašas, kaip ilgai laikyti dokumentus + ką supjaustyti
Popierius yra skausmas, o namų tvarkymo sistemos tvarkymas gali būti vilkite, tačiau kai kuriuos dokumentus, kuriuos tikrai reikia pakabinti, nes niekada nežinote, kada jiems reikės. Štai pradžia, kaip ilgai laikyti dokumentus ir kai baigsite juos, tuos, kuriuos turėtumėte suskaldyti. Tai turėtų būti greitas orientacinis vadovas, kaip sukurti ir išlaikyti tinkamą namų dokumentų sistemą.
Pirma, pagalvokite apie tai, kaip sumažinti popieriaus kiekį, kurį gausite, ir jūs turėsite suskaidyti ar failą.
Tai reiškia, kad atsikratyti nepageidaujamo el. Pašto adreso, užsiregistruoti e. Sąskaitoms ir nepriimti skrajutes, kuponus, kurių niekuomet nenaudosite, arba kitas trumpalaikis laikotarpis, kurį, jūsų nuomone, reikia pakabinti, kai žinote, kad to tikrai ne.
Jei iš tikrųjų stengiatės užkirsti kelią popieriui iki to laiko, kai jaučiatės, kad galite jį kaupti , pasitarkite su profesionalu, kuris gali jus supažindinti su deklaravimo procesu.
Antrasis žingsnis - įsitikinti, ar turite gerą pašto valdymo sistemą . Kuo efektyviau tvarkysite paštą, kurį jūs turite, tuo rečiau turėsite atlikti didelę paraiškų padavimo ar smulkinimo / perdirbimo seansą.
Įdiekite elektroninę duomenų pateikimo sistemą
Jei norite atsikratyti popieriaus pateikimo nustatydami elektroninę dokumentų sistemą, taupysite vietą ir atsikratysite popieriaus. Tai yra pergalė. Šiuo metu elektroninė padavimo sistema daro daug prasmės. Norėdami pradėti, jums reikia skaitytuvo ir vietos, kurioje būtų saugomi jūsų failai, aplankų sistema kompiuteryje arba debesyje ir išorinis standusis diskas.
Nustatykite bendrus aplankus, skirtus įvairių tipų dokumentams (pavyzdžiai: namų ūkis, mokesčiai, automatiniai, gimimo liudijimai ir kt.). Nebūtina per daug tiksliai tvarkyti dokumentą, nes elektroninės dokumentų sistemos gali būti ieškomos.
Tada nuskaitykite kiekvieną dokumentą ir saugokite jį pagal turinį.
Laikyti svarbių dokumentų kopijas
Jūsų super svarbiems dokumentams ekspertai pataria laikyti kopijas.
Tai gali reikšti, kad vieną kopiją turėsite saugoti debesyje, o kitą - standžiajame diske. Tai taip pat gali reikšti, kad vieną egzempliorių laikote savo elektroninėje paraiškoje ir vienoje kopijoje į ugniai atsparų seifą.
Laikykite šiuos dokumentus amžinai
Šie dokumentai turėtų būti saugomi amžinai:
"Academic Records" - diplomai, nuorašai ir bet kokie portfelio darbai, kurie gali būti naudojami ateityje, kai kreipiasi dėl darbo.
Priėmimo dokumentai
Krikšto sertifikatai
Gimimo liudijimai
Mirties liudijimai - gali prireikti mokesčių tikslais.
Vairuotojo pažymėjimai
Užimtumo įrašai - bet kokios sąlygos, susitarimai, drausminės bylos ir našumo peržiūros.
Santuokos pažymėjimai
Medicininiai įrašai
Kariniai įrašai
Pasai
Senatvės ir pensijų įrašai
Socialinės apsaugos kortelės
Norai
Išsaugoti trumpesnį laiką
Šie dokumentai gali būti paliečiami taip dažnai, kaip kas mėnesį ar kas savaitę:
Banko ataskaitos - 1 mėnuo
Vekseliai - 1 metas, kad būtų galima sumokėti bet kokį mokestį ar garantiją, visi kiti vekseliai turėtų būti susmulkinti, kai tik jie buvo sumokėti.
Kredito kortelių sąskaitos - smulkintos iš karto sumokėjus.
Namų tobulinimo įplaukos - laikykite, kol namuose bus parduotas.
Investicijų įrašai - praėjus 7 metams po to, kai uždarote paskyrą arba pardavėte vertybinius popierius.
Nuomos mokesčiai - laikykite, kol persikėlėte ir gautumėte indėlį iš savininko.
"Paychecks" / "Pay Stubs" - 1 metai, kol gausite W-2
Pardavimo kvitai - laikykitės garantijos. Akivaizdu, kad tai taikoma tik dideliems pirkimams, tokiems kaip prietaisai ir elektronika. Paprastai gaunu pajamų už maisto produktus ir drabužius tik tol, kol žinau, kad man nereikės gauti kvitą už grąžinimą.
Mokesčių dokumentai - 7 metai, įskaitant jūsų pateiktą dokumentaciją ir visus pridedamus dokumentus, pvz., "W-2" ir įplaukas.
Transporto priemonės įrašai - laikykite, kol bus parduodamas valtis, automobilis ar motociklas.
Kaip atsikratyti dokumentų
Smulkinimo dokumentai yra pagrindinis būdas apsisaugoti nuo tapatybės vagystės. (Skaitykite mano interviu su saugumo ekspertu Jay Foley "Kaip apsaugoti save nuo asmens tapatybės vagystės"). Domina, ką susmulkinti? Bendra taisyklė yra tokia informacija, kurią reikia suskaidyti: paskyros numeriai, gimimo datos, mergaitės vardai, slaptažodžiai ir smeigtukai, parašai ir socialinio draudimo numeriai.
Vėlgi, jie yra ne-brainers.
Štai pagrindai:
Jei dokumentai vis dar yra "aktyvūs", ty jūs turite laikyti juos nuoroda ir sukurti paprastą namų užpildymo sistemą. Tai reiškia dokumentų pateikimą pagal temas, o paskui jų susmulkinimą, kai jie nebebus naudojami.
Kokie dokumentai suskaldyti
Jei baigsite šiuos dokumentus ir jų nebereikės, štai ką pakratykite (viskas kitaip - kaip dokumentai - jūs galite tiesiog perdirbti).
ATM čekiai
Banko ataskaitos
Gimimo liudijimo kopijos
Atšaukti ir panaikinti čekius
Kredito kortelių sąskaitos
Kredito ataskaitos
Vairuotojo pažymėjimai (pasibaigę)
Užimtumo dokumentai, kuriuos galima identifikuoti
Pasibaigė pasai ir vizos
Investicijų paskyros #s
Teisiniai dokumentai
Investicijų, akcijų ir turto sandoriai
Dalykai su parašu (nuoma, sutartys, laiškai)
Bagažo žymos
Medicinos ir dantų įrašai
Dokumentai su socialinio draudimo numeriu
Slaptažodžiai arba PIN kodai
Mokėti stengtis
Iš anksto patvirtintos kreditinės kortelės paraiškos
Įplaukos iš tikrinimo sąskaitos numerių, kredito kortelių numerių ar kitos identifikavimo informacijos
Mokesčių formos
Transkripcijos su identifikavimo informacija apie juos
Kelionių maršrutus
Naudoti aviabilietai
Komunalinės paslaugos (telefonas, dujos, elektra, vanduo, kabelinė televizija, internetas)
Įsitikinkite, kad turite įdiegti lanksčią duomenų surinkimo sistemą, kad šie dokumentai būtų patikrinti ir suskaidomi, kai jie nebėra reikalingi.
Viskas, ką planuojate išlaikyti, reikia imtis, organizuoti ir pateikti. Man patinka mano namų registravimo sistema.