Užduočių valdymo patarimai tiesiai iš ekspertų
Taigi jūs turite visus šiuos dalykus padaryti kasdien, o jūsų darbų sąrašas yra pilnas. Kaip žinote, ką daryti pirmiausia, antrą ir trečią?
Gana daug kas jaučia, kad turi per daug, o per mažai laiko tai padaryti. Dažnai tai, kad jausmas sugedo, yra nesugebėjimas nustatyti visų iš pirmo žvilgsnio aktualių užduočių prioritetų. Jei manote, kad jūsų užduočių sąrašas tam tikru metu auga ilgiau ir jūs net nežinoite, kur pradėti, kaip nustatyti, įvertinti ir nustatyti užduotis pirmenybę.
1. Sukurkite sąrašą
Prieš bandydami suskirstyti savo įsipareigojimus pagal svarbą, pasiimkite laiko, kad sudarytumėte išsamų viską, ko jums reikia arba norite įvykdyti. Padalinkite savo sąrašą į skirtingų užduočių tipų skyrius. Šios kategorijos galėtų apimti:
Dienos ar savaitės užduotys
Tai yra įprastos "to-dos", kurios gali būti asmeninės ( valgio supirkimas ir maisto pirkimas ) arba su darbu susijęs (savaitinis komandos susitikimas). Jei jau vykdote kasdienę veiklą , jūs susipažinsite su šiomis užduotimis; Jei neturite, tai yra geras laikas jį sukurti. Ką jūs įtraukiate, gali skirtis - kai kuriems žmonėms nereikės priminti pačiam patikrinti el. Paštą ar pirkti bakalėja, bet kiti įvertins struktūruotus priminimus tam tikriems veiksmams atlikti tam tikru laiku arba tam tikromis dienomis.
Užduotys su galutiniais terminais
Akivaizdu, kad tai turi būti padaryta iki konkrečios datos ir reikalauti iš anksto parengti. Pavyzdžiai gali būti mokyklinis dokumentas, kuris turi būti parengtas per tris savaites arba šalis, kurią planuojate atlikti šešis mėnesius nuo dabar.
Šios užduočių rūšys (dažnai vadinamos projektais) vėliau gali būti suskirstytos į mažesnes sudedamąsias dalis. Pavyzdžiui, "rašomasis popierius" gali būti suskirstytas į atitinkamų knygų skaitymą, užrašų sudarymą, rašmenų sudarymą, pirmojo projekto parengimą ir kt. on
Pasikartojančios užduotys
Tai nėra kasdien ar kas savaitę, tačiau jie taip pat nėra vienkartiniai projektai.
Pasikartojančios užduotys gali apimti stomatologų paskyrimus ar ketvirtinius mokesčius.
Savarankiškai motyvuoti, būtini uždaviniai
Tai yra užduotys ar projektai, kuriuos žinote, kad turite daryti, bet niekas nesiims jūsų. Jie retai, jei kada nors, turi įmontuotą laiko apribojimą. Pagalvokite, kaip tobulinti savo smulkaus verslo svetainę ar rasti naują pirminės sveikatos priežiūros paslaugų teikėją.
Savarankiškai motyvuoti, nereikalingi uždaviniai
Tai yra malonesnės veiklos, kuri vis dėlto linkusi nukristi kelyje, nes kiti, labiau akivaizdžiai reikalingi uždaviniai išsklaido juos. Pagalvokite apie skaitymą malonumui ar darbui su pomėgiais.
Kada nors užduotis
Šios užduotys yra užduočių apačioje arba jūsų proto apačioje, tačiau dažniausiai jų nereikia daryti greitai ar kada nors. Pavyzdys: dažykite savo radiatorius.
2. Tvarkykite savo sąrašą
Įvardę viską, galite suprasti, ką daryti pirmiausia ir tvarkyti savo tvarkaraštį. (Kaip jūs fiziškai tai darytumėte - popieriaus lape, planuoklyje , programoje, internetiniame kalendoriuje ar kitu atveju - svarbu mažiau nei pasirinkote metodą, kuris jums tinka ir kurį naudosite.) Čia yra keletas kriterijų galvoti apie:
Skubus ar svarbus
Visos užduotys gali būti suskirstytos į vieną iš keturių kategorijų. Pirmiausia reikia kuo greičiau atlikti skubias ir svarbias užduotis; jei įmanoma, gali būti pavedamos skubios, bet ne svarbios užduotys, bet jei ne, jūsų tvarkaraštyje turi būti pakankamai lankstumo ir papildomo laiko, kad jie būtų atskleisti, kai jie pasirodys; svarbios, bet ne skubios užduotys turėtų būti planuojamos iš anksto, kad jos nebūtų skubios; Galbūt gali būti pašalintos užduotims, kurios nėra nei svarbios, nei skubios, nors, jei jums tai patinka, jie turėtų būti įtraukti į jūsų tvarkaraštį, kad jie nebūtų išstumiami iš daugiau sunkių įsipareigojimų.
Įvertink vertę
Galite spręsti užduoties vertę keliais būdais. Galima būti, ar įtakos turi kiti žmonės, ir kaip šie žmonės yra jums svarbūs (tavo viršininko patvirtinimas ir nuo jūsų priklausančių vaikų gerovė yra svarbesni negu, tarkim, svetimų grupių, su kuriomis sutinkate, nuomones prisijungti prie susitikimo.) Galite taip pat priskirti didelę vertę užduotims, kurias, jūsų nuomone, atsipirksite ilgalaikėje perspektyvoje, arba kad jūs tiesiog surasite naudą.
Viena nuoroda, kurią tikriausiai atsiras skaitant apie užduočių prioritetų nustatymą, yra 80-20 taisyklė arba Pareto principas, kuriame teigiama, kad 80% pasekmių yra iš 20% priežasčių. Tai gali arba gali pasirodyti tikras jums, bet tai yra geras priminimas, kaip nustatyti, kas iš tikrųjų praleidžia laiką ir kurioms jūsų pastangoms atsipirks.
Laikas ir lankstumas
Veikiantis grafikas leidžia keisti ir atpažinti laiko apribojimus. Būti tikroviška, nustatydami prioritetus ir planuodami savo dienas. Kai kyla abejonių, pervertinti tam tikros užduoties atlikimo laiką.
Jei tuo pačiu metu reikia atlikti dvi užduotis, pasirenkant, nuo ko pradėti, priklauso nuo to, kaip jūs dirbate geriausiai. Kai kurie žmonės nori, kad būtų lengviau spręsti sudėtingesnius uždavinius; kiti jaučiasi pasitikintys, jei pirmiausia pradėsime sunkesnę užduotį, o kai kurie ar visa tai bus padaryta prieš pradedant judėti. Prisiminkite, kad jums nereikės atlikti vieno užduotio ar projekto nuo pradžios iki pabaigos, kol pereisite į kitą, nebent, žinoma, jūs ieškote darbo, taip padidinsite našumą.
Ribokite kasdienes "must-do" užduotis iki trijų. Ši diena taip pat gali apimti mažesnes užduotis, kurios yra įprastesnės ar mažiau svarbios arba skubios, tačiau įkėlus pagrindines užduotis tikriausiai atsiras stresas ir nusivylimas.
Nepamirškite, kad prioritetai gali pasikeisti - jei jūsų bosas turi ką nors padaryti dabar, jūsų ankstesnis pirmasis prioritetas greičiausiai nukreips iki sekundės. Tai yra dar viena priežastis, dėl kurios reikėtų daugiau laiko priskirti jūsų tvarkaraščiui, kad būtų užtikrintas lankstumas.
3. Serijos užduotys
Pakrovimo užduotys yra vienas iš efektyviausių ir veiksmingesnių būdų, kaip įveikti tuos sunkius, viską atliktus uždavinius. Perdirbimas paprasčiausiai reiškia, kad vėl dirbate prie tos pačios užduoties, prieš pereidami prie kažko kito. Pirmasis žingsnis yra nustatyti užduotis, kurias darote, ir tada nustatykite paprastą darbo eigą, kad jie galėtų sekti. Tada jūs naudojate tą darbo eigą tuo pačiu metu.
Perdirbimui reikia atlikti panašias užduotis, kurioms reikalingi panašūs ištekliai "partijose", siekiant padidinti efektyvumą ir produktyvumą. Toliau pateikiami keli pavyzdžiai:
- Mokestis visus savo sąskaitas tuo pačiu metu
- Atidarykite visą savo paštą kartą per savaitę ir atlikite veiksmus, o ne leisti kiekvieną dieną kauptis ir niekada nepasiekti
Perdirbimas leidžia jums patekti į griovelį darant tą pačią užduotį per ilgai, todėl nereikia švaistyti laiko suprasti instrukcijas ar ką jūs turėtumėte daryti toliau.
4. Pašalinkite užduotis
Įvardę visas užduotis ir surandami juos nuo svarbiausių iki mažiausiai, bus aišku, kurios užduotys yra sąrašo apačioje. Kartais jie gali būti perduodami kitam asmeniui, tačiau, jei tai neįmanoma, turite nuspręsti, ar priskirti jiems laiką ar pašalinti.
Jūsų sąraše gali būti užduočių, kurių jums nereikės daryti ar netgi norite padaryti, bet jūs tam tikrą laiką jaučiate spaudimą (prisijunkite prie treniruoklių salės, apsilankykite knygų klube). Tai gali būti visiškai pašalinta.
Galiausiai galite tiesiog per daug nuveikti - jei negalėsite visko padaryti, įvertinsite savo darbo krūvį, kad nustatytumėte, ar jums reikia daugiau praktinių veiksmų teikiant pirmenybę, ar jūs turite pasakyti ką nors, dėl ko jūs nebegalėsite toliau dirbti tam tikra užduotis.