Siųsti el. Laiškus, kurie gerai bendrauja
El. Paštas yra vienas iš pagrindinių būdų, kuriais žmonės dabar siunčia rašytinį pranešimą, ir tai nėra tikėtina, kad kada nors pasikeis. Tai lengva, greita ir nereikia antspaudo.
Baigėsi dienos, kai laukite laiško ar atsakymo laiške laukite savaitės ar daugiau. Nebūtina skubiai paleisti į pašto skyrių, kad pasvertų vokus ir pasiimti pakankamai antspaudų už sąskaitas ir laiškus. Tiesą sakant, daugelis žmonių niekada net kreipėsi į voką arba nusiuntė laišką per JAV pašto tarnybą.
El. Paštas tapo vienu paprasčiausių ir greičiausių būdų bendrauti tiek asmeniškai, tiek verslo tikslais. Tai tapo tokiu reiškiniu, kad kada nors patikima Jungtinių Valstijų pašto tarnyba stengiasi rasti būdų, kaip likti versle.
Nenuostabu, kad el. Pašto etiketas , dažnai vadinamas " Netiketas", yra aktualus dabartinės kultūros tema. El. Laiškus kasdien siunčia plati amerikiečių gyventojų dalis. Daugelis įmonių naudoja el. Laišką, kad per dieną bendrautų su darbuotojais. Beveik kiekviename namų ūkyje yra bent vienas kompiuteris, turintis prieigą prie interneto, o šiuose namuose yra mamos, tėvelių, vaikų, paauglių ir galbūt net seneliai, visi arba dauguma jų gauna ir siunčia el. Laiškus.
Mes gyvename mikrobangų krosnyje, internetinėje visuomenėje, ir niekas nenori pamiršti laiko parašyti ilgo laiško, net jei jis yra daug intymus ir asmeniškas. Vis dėlto yra daug aplinkybių, kuriomis el. Paštas veikia geriau nei sraigės paštas.
Čia pateikiama keletas etiketų, kurių nereikia pamiršti, kai rašote el. Laiškus.
- Paruoškite Prieš pradėdami rašyti el. Laišką, ar tai yra pradinė pastaba ar atsakymas, turėtumėte paklausti savęs, ko norėtumėte bendrauti. Trumpai tariant, koks yra jūsų rašymo tikslas? Kai žinote, galite perskaityti užpildytą el. Laišką prieš jį išsiųsti, kad įsitikintumėte, jog pasiekėte savo tikslą. Jei jis atlieka vertinimą, tada atsiųsk jį; Jei tekstas yra paini, sunkus ar neaiškus, galbūt jūs turėtumėte pradėti dar kartą.
- Bendrauti. Atminkite, kad bendraujate su realiu asmeniu, kuris gaus šį laišką. Atsižvelgdami į tai, turėtumėte kreiptis į asmenį pagal vardą ir būti pagarbiai. Jei tai yra atsakymas į gautą el. Laišką, turite atidėti bet kokius klausimus ar užklausimus ankstyvajame pastaboje.
- Kvėpuoti Mes visi esame kaltę tam tikru momentu ar kitaip prarasti savo ramybę. Jei gausite el. Laišką, kuris jūsų piktnaudžiauja ar sutrikdo, nereaguokite natūra. Paimkite didžiulį kelią ir atsakykite tik gavus patvirtinimą arba prieš atsakydami šiek tiek laiko, kad galėtumėte nuraminti ir atsakyti gerai suplanuotu pranešimu. Jūs niekada nenorite atsakyti į el. Laišką (ar bet kokį kitą bendravimo būdą). Kai mes esame piktas, mes linkę sakyti (ar rašyti) dalykus, apie kuriuos mes nenorime arba nereikia pasakyti. Atminkite, kad kai jūsų el. Laiškas bus išsiųstas, tai bus visada.
- Būkite skaidrus. Jūsų temos eilutė turėtų būti tikroji priežastis, dėl kurios jūs susisiekiate su gavėju. Naudokite frazes, susijusias su pašto tema. Tai tiesa, ar esate kurdami verslo ar asmeninį el. Laišką. Pavyzdžiui, jei kitą savaitę esate rašę savo mamytę apie savo vizitą, jūsų temos eilutėje reikėtų skaityti "Jūsų apsilankymas".
- Tyrimai. Jei siunčiate el. Laišką verslo partneriui, jums tikslinga naudoti jo pavardę ir vardą. Atlikite tyrimą ir teisingai kreipkitės į gavėją. Bendrovės prezidentas gali būti kreipiamas į p. Taylorą arba prezidentą Taylorą.
- Rašybos tikrinimas. Raštingumo patikrinimas yra svarbus, kai rašote bendravimą. Kai siunčiate pastabą, kurioje yra klaidų, ji praneša, kad esate slaptas arba kad atkreipiate dėmesį į išsamius duomenis. Stenkitės visada paleisti tikrąją rašybą arba naudoti programą, kuri automatiškai taiso. Ir tada vėl perskaitykite, kad įsitikintumėte, jog žodžiai, kuriuos norėjote naudoti, nebuvo automatiškai ištaisyti, kad kažkas kitoks.
- Korektūra. Turėtumėte paimti kelias sekundes ar minutes, kurių reikia norint greitai išspausdinti bet kokį el. Laišką, kurį planuojate siųsti. Paimkite šį laiką, kad galėtumėte redaguoti bet kokius nepatogius sakinius arba įdėti trūkstamus skyrybos ženklus.
- Stebėkite toną. Kartais el. Laiškas gali skirtis nuo to, kaip jūs ketinate. Tavo el. Pašto tonas yra labai svarbus ir toks pat svarbus kaip jūsų žinutė. Kadangi tai yra rašytinis bendravimas, turėtumėte įsitikinti, kad tavo tonas yra malonus ir kad jis yra tikras to, ką norite pasakyti. Nepamirškite, kad jūsų gavėjas negali išgirsti savo balsą ir pamatyti šypseną ant veido. Jei nenorite įžvelgti visko, ką rašote, turėtumėte vengti bet kokios el. Laiške esančios kalbos, kurios bet kokiu būdu gali būti neteisingai suprantamos.
- Būti trumpas ir saldus. Stenkitės ne rašyti romaną, kai atsiųsite el. Laišką. Daugelis žmonių tikrai nenori daug skaityti el. Laiške. Jei el. Laiškas yra būtinai ilgas, pabandykite padėti gavėjui, atkreipdami dėmesį į pagrindines sąvokas, naudodami kulkaus taškus arba apibendrindami temą pradžioje.
- Gerai bendrauti. Jūs nenorite supainioti savo skaitytojo, todėl reikia laiko aiškiai ir glaustai rašyti. Jei siunčiate el. Laišką draugui, galite būti labiau atsitiktinis savo rašymo stiliumi. Tačiau, jei tai yra verslo komunikacija , naudokite tinkamą gramatiką ir nenaudokite simbolių ar emoji, kurie atrodo mažiau profesionalūs.
Bendravimas elektroniniu paštu yra labai populiarus. Pasinaudokite laiku, kad užsiimtumėte "Auksine taisyklė", ir jūs einate ilgą kelią link būti poliruoto netiketo pro.
Redagavo Debby Mayne